La formazione alla digitalizzazione degli archivi: il caso LeviDigiLab
Guida pratica alla digitalizzazione degli archivi della Fondazione Ugo e Olga Levi.
La formazione all’utilizzo di strumenti innovativi e all’adozione di processi complessi è un fattore chiave per il successo delle iniziative di digitalizzazione del patrimonio storico. Nel caso di LeviDigiLab il personale ha intrapreso un duplice percorso di acquisizione delle competenze funzionali al raggiungimento degli obiettivi del progetto.
In primis, gli addetti alla digitalizzazione hanno imparato l'utilizzo degli strumenti che costituiscono l’innovativa dotazione hardware del laboratorio: VScanner, Stativo e Piano Aspirato. Per ognuna di tali attrezzature sono state fornite informazioni sul loro funzionamento, con indicazioni riguardanti quali tipi di documento fossero più indicati per le differenti postazioni (ad esempio: documenti rilegati - VScanner; non rilegati piccoli - stativo; non rilegati grandi - piano aspirato).
Poi è stato definito il workflow, simulando il flusso di lavoro caratteristico: dall’arrivo alla postazione ‘spenta’ alla sua accensione, dalla verifica dei parametri principali all’impostazione di luci, camere e documenti per una corretta acquisizione del documento. Caso tipico è il posizionamento del colorchecker e test sulla qualità dell’illuminazione dello stativo.
A tal scopo è stata redatta una guida operativa con checklist delle procedure da attivare prima di digitalizzare. Inoltre, è stato affrontato il tema della manutenzione straordinaria, cioè dei procedimenti che richiedono maggiori conoscenze (ad esempio lo smontaggio delle fotocamere del VScanner).
Oltre alla formazione sull’hardware, il personale della Fondazione Ugo ed Olga Levi è stato istruito sull’utilizzo della piattaforma di gestione del processo di elaborazione dei materiali digitalizzati denominata MIHA Server. Tale applicativo, cuore della Time Machine Box, permette agli utenti di monitorare lo stato di avanzamento nell’elaborazione delle singole collezioni di immagini digitalizzate. Gli operatori possono far progredire le collezioni di immagini caricate all’interno del software attraverso vari passi che riguardano la revisione della qualità della digitalizzazione, la richiesta di post produzione automatica, la revisione del processo post produzione e la richiesta di pubblicazione nella piattaforma di catalogazione per una successiva metadatazione.
Infine, la formazione ha previsto test di utilizzo per rendere l’utenza subito operativa nel processo di digitalizzazione ed elaborazione dati ed immagini destinati alla pubblicazione su OPAC (Online Public Access Catalogue).
La digitalizzazione è un processo articolato e complesso che prevede l’utilizzo intensivo di tecnologie all’avanguardia e risorse umane motivate e competenti. Una progettazione accurata delle prime e una formazione completa delle seconde è essenziale alla riuscita di simili progetti.
